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Kalklulieren Sie noch oder faszinieren Sie schon?

9000:3000 oder 3:1 – ist kein Torverhältnis, keine neue deutsche Scheidungsrate. Aus ca. 9000 Angeboten wurden 3000 Aufträge. Und die restlichen 6.000? Weg, verpufft. – Es wird immer noch kalkuliert, was das Zeug hält – wenn es sein muss auch noch spitz! Jeder Kalkulation hängt die persönliche Hoffnung des Verkäufers an, hoffentlich heute den richtigen Preis erwischt zu haben. Der Vergleich mit der Technik signalisiert zugleich, wie inakzeptabel es wäre, wenn die Maschine nur 1/3 der Leistung brächte – statt 18.000 nur 6.000 – eine Katastrophe!

Papierkorb Über der Kalkulation hingegen liegt der mystische Schleier des Schweigens! Schließlich geht es um die Auftragsgewinnung. Wir sollten hier sehr genau zwischen der Kalkulation und Preisbildung unterscheiden, um Prozesse abzugrenzen.
Was ist der Grund für dieses kostentreibende Verhalten? Unsicherheit oder einfach nur bei der Marktverdrängung dabei sein zu wollen, wer nicht mitbietet ist nicht dabei? Jeder Frontaktivist kennt das Preisdiktat des aggressiven Käufermarktes. Wir alle wissen aber auch, dass der Preis nicht alles ist. Doch scheinbar unabwendbar münden die Wege immer wieder in die gleichen Spielregeln: Angebot und Absage – Ausnahmen inklusive.

Der Kunde gibt den Preis vor

Warum wird immer noch mit großem Aufwand vorkalkuliert, wenn schon von vornherein klar ist, dass der Kunde den Preis vorgibt? Nicht Top-down, also von oben nach unten, muss gerechnet werden, sondern Bottom-up, von unten nach oben sozusagen. Unten heißt die kundenseitige Preisvorstellung. Davon ausgehend rechnen wir zurück und sehen, welche Deckungsbeiträge in welcher Höhe noch wirksam sind. Kurz gesagt: loht sich der Auftrag oder nicht?

Preisbildungswerkzeuge auf den Prüfstand
Das zur Preisbildung wichtige Handwerkszeug aus statistischen Werten des Unternehmens gewonnen, kann vielseitiger, aussagekräftiger und flexibler als die Vorkalkulation gestaltet werden. Zudem kann der Verkauf schneller und gezielt operieren incl. aller Preisuntergrenzen. Für den Kunden ist es heute indiskutabel, auf eine Kalkulation 1 Tag warten zu müssen. Eigentlich hat der Drucker dann schon verspielt.
Kalkulation Nach der 80/20-Regel macht bei rd. 20% der Aufträge die Detailkalkulation überhaupt noch wirtschaftlich Sinn. Warum immer wieder neu kalkuliert wird, wirft nicht nur Fragen zu marktkonformen Geschäftsprozessen auf. Deutlich wird, dass diese extensive Form der Vorkalkulation wirtschaftlich nicht mehr zeitgemäß ist. Alleine schon aus dem Grund, dass die Kunden unmissverständlich mitteilen, was sie gedenken zu bezahlen. Der Drucker muss den Preis abnicken, will er im Geschäft bleiben. Nun macht nicht jeder Drucker mit, aber viele – ohne irgend eine Kenntnis über Grenzkosten oder die Stilllegungsgrenze. Warum also kalkuliert man vorher aufwändig, wenn danach ohnehin jeder Preis akzeptiert werden muss? Das gibt doch keinen Sinn.

Das Rechenexempel:
Geld für 9000 Kalkulationen/Jahr werden vier Kalkulatoren mit rd. 140 tsd €/Jahr entlohnt. Hinzu kommen rd. 171 tsd € an restlichen Gemeinkosten. Per Saldo entstehen also Gemeinkosten in Höhe von rd. 311 tsd €/Jahr, somit schlägt die Kalkulation für 1 gewonnenen Auftrag mit 104 € zu Buche (!).
Warum kann es eine Druckerei erstrebenswert sein, jährlich rd. 2/3 der Kalkulationsleistung, hier mehr als 200 tsd €, ergebnislos in die Luft zu blasen? Der Kunde kauft Leistung, nicht aber die Kosten. Die beklagt und trägt der Drucker selbst, vorerst mit Unmut, danach mit nachhaltigen Konsequenzen. Warum wird das nicht hinterfragt?

Geschäftsprozesse sind wichtiger

Viel wichtiger wäre, die Geschäftsprozesse grundsätzlich auf den Prüfstand zu stellen. Die Leistungsströme des Unternehmens – Leistungen werden initiiert und weitergegeben (Input/Output-Operationen) – verdeutlichen letztendlich die für den Kunden wahrnehmbaren Vorteile.
Warum erneut in die Kalkulationsfalle tappen?
Die daraus resultierenden Veränderungspotenziale kann die Druckerei sehr viel bewusster für Kundenloyalität, Kundengewinnung, zur Differenzierung, zu Kooperationen einsetzen. Ein mögliches Einsparungspotenzial von rd. 200.000 €/Jahr stünde für die Verbesserung der Geschäftsprozesse zur Verfügung. Das Kalkulations-Unwesen zu überdenken spart nicht nur sehr viel Geld, es birgt auch noch die Chance, bessere Geschäfte zu machen:

  • Optimierung von Verkaufsgesprächen
  • Vertiefung der Kundenloyalität
  • klare Entscheidungen mit Preisuntergrenzen
  • Akquisitionskostensenkung
  • Ausbau von Key Accounts
  • Strategische Schlagfertigkeit

ShakeahandsDas werden Kunden honorieren. Damit setzt sich das Unternehmen als Bittsteller ab und agiert aktiv am Kunden. Das durch den Kalkulationsabbau generierte Einsparungspotenzial für die Entwicklung innovativer Produkte oder Dienstleistungen einzusetzen, ist die zweifellos sinnvollere Alternative, anstatt wiederholt geforderte Preisnachlässe damit zu finanzieren. Diese Rechnung geht ohnehin nie auf. Schlussendlich ist die Investition in kundenrelevante Geschäftsprozesse eine weitaus lukrativere Variante, als unaufhörlich in die anachronistische Kalkulationsfalle zu tappen. ***

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